La comptabilisation des achats et des prestations de services
Le nombre important des achats et frais supportés par l'entreprise occasionne des enregistrements comptables qui tiennent compte de cette diversité. L'enregistrement des achats nécessite ainsi une bonne maîtrise de la classe 6 du plan comptable général (PCG).
- Sommaire
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Les différents types de charges
Le plan comptable général distingue 3 catégories de charges en fonction de leur nature.
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Type de charges |
Définition |
Exemples |
Comptes du PCG |
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Charges d'exploitation |
Achats et frais engagés au cours de l'exercice qui se rattachent à l'exploitation de l'entreprise afin de réaliser son chiffre d’affaires. |
Achats de marchandises Frais de télécommunications |
Comptes 60 à 65 et 681 |
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Charges financières |
Frais supportés par l’entreprise pour financer son fonctionnement |
Intérêts d'emprunt (compte 6611) Agios relatifs aux découverts bancaires (compte 6616) |
Comptes 66 et 686 |
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Charges exceptionnelles |
Charges ne correspondant pas à la gestion courante ou financière de l’entreprise |
Amendes (6712) |
Comptes 67 et 687 |
Les amortissements et dépréciations de l'actif, ainsi que les provisions sont comptabilisés en charges dans les comptes 68 - dotations aux amortissements, dépréciations et provisions, en cas de constatation ou d'augmentation de l'amortissement, de la dépréciation ou de la provision.
Les comptes 69 existent également. On y retrouve des postes comptables issus d'un calcul réalisé en fin d'année car ils dépendent du montant du résultat réalisé au cours de l'exercice. Il s'agit notamment :
- de l'impôt sur les bénéfices (compte 695),
- de la participation des salariés au résultat de l'exercice (compte 691).
Dans le livre journal, les charges sont enregistrées en principe au débit d'un compte de la classe 6 pour le montant HT.
Les charges d'exploitation
Les achats
Les achats de biens ne constituant pas des immobilisations sont enregistrés au débit d'un compte 60.
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Compte du PCG |
Intitulé du poste |
Observation |
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601 |
Achats stockés - matières premières |
Matières utilisées pour la fabrication d'un produit fini. Elles sont consommées au cours du processus de production. |
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602 |
Achats stockés - autres approvisionnements |
Objets et substances consommés rapidement et qui concourent au traitement ou à la fabrication du produit fini mais sans pour autant entrer dans sa composition. |
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606 |
Achats non stockés de matières et fournitures |
Achats de biens pour lesquels, on ne tient pas de comptes de stock. Le PCG détail ce poste ainsi : - 6061 : fournitures non stockables (eau, gaz, électricité, carburant, autres énergies), - 6063 : fournitures d'entretien et de petit équipement (exemple : produit vaisselle, papier toilette, pelles et râteaux etc.) - 6064 : fournitures administratives (papier pour l'imprimante, crayons, calculatrice etc.) |
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607 |
Achats de marchandises |
Achats de biens destinés à la revente sans phase intermédiaire de transformation. |
Le PCG distingue dans les comptes 60, les achats stockés et les achats non stockés.
Les achats stockés (comptes 601, 602 et 607) concernent des biens pour les lesquels sont tenus des comptes de stock (comptes de la classe 3 - stocks). Ils nécessitent un inventaire physique (décompte manuel) en fin d'exercice comptable.
Les achats non stockés (comptes 606) concernent des biens pour les lesquels ne sont pas tenus de comptes de stocks :
- soit parce qu'il s'agit de bien non stockables par nature (électricité, gaz etc.),
- soit parce que la tenue de comptes de stock n'est pas nécessaire pour ne pas alourdir l'obligation d'inventaire physique car les montants stockés sont très faibles.
Selon les entreprises, un même élément peut être inscrit en achat stocké pour une entreprise et en achat non stocké pour une autre entreprise.
Par exemple, pour la majorité des entreprises, l'achat de carburant pour les véhicules est enregistré en achat non stocké (compte 6061). Pour une société de transport disposant d'une pompe à essence dans ses locaux avec une réserve de carburant, ce dernier sera alors enregistré en achat stocké (compte 60221).
Pour les comptes 6063 et 6064, seuls les biens dont le prix unitaire HT est inférieur à 500 € peuvent être enregistrés dans ces comptes. Dans le contraire, ces biens doivent être immobilisés (comptes de la classe 2).
Nous rappelons en outre, que pour chacun de ces postes, l'entreprise peut créer des sous-comptes personnalisés en fonction de l'activité de l'entreprise (exemple pour un boulanger : 6011 - achat de farine, 6012 - achat de sucre, etc.).
L'enregistrement des frais accessoires
Les frais accessoires sont les prestations liées à l'achat des biens enregistrés en compte 60. On peut citer à titre d'exemple, les frais de transport, les primes d'assurance, les commissions etc.
Ces frais accessoires peuvent être enregistrés selon 3 méthodes :
1ère méthode : intégrer les frais accessoires dans le compte d'achat correspondant (601 s'il s'agit de matières premières, 607 pour des marchandises). Cette méthode simple présente l'inconvénient de ne pas permettre un suivi précis des coûts.
2ème méthode : enregistrer ces frais dans les comptes par nature (comptes 61 ou 62) proposés par le PCG. On utiliserait alors :
- le compte 6221 pour les commissions et courtages
- le compte 6241 pour les frais de transports sur achats
- le compte 616 pour les frais d'assurances.
3ème méthode : utiliser le compte 608 - Frais accessoires incorporés aux achats et le décomposer selon les besoins de gestion de l'entreprise.
Exemple : 6081 - Frais accessoires sur achats de matières premières.
Ce compte pourrait être décomposé ainsi :
- 60811 : Frais de transports sur achat de matières premières
- 60812 : Frais d'assurances sur achat de matières premières.
C'est probablement la méthode permettant le meilleur suivi des coûts dans la mesure où l'appartenance à la racine 60 intègre la notion d'achat. Elle permet d'éviter un mélange avec les autres services extérieurs (comptes 61 et 62, voir paragraphe suivant).
Exemple : Facture n°26789 du 1er septembre envoyée par l'entreprise Stewart à la société Ster
Achat 2 tonnes d'acier : 9.000
Frais de port : 1.000
Total HT 10.000
TVA 20% 2.000
Total TTC 12.000
L'acier va rentrer dans le processus de production de la société Ster.
1ère méthode :
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Date |
Référence |
N° de compte |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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01/09 |
Facture n°26789 |
601 |
Achats de matières premières |
10.000 |
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01/09 |
Facture n°26789 |
44566 |
TVA déductible sur autres biens et services |
2.000 |
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01/09 |
Facture n°26789 |
401STER |
Fournisseur Ster |
12.000 |
2ème méthode :
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Date |
Référence |
N° de compte |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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01/09 |
Facture n°26789 |
601 |
Achats de matières premières |
9.000 |
|
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01/09 |
Facture n°26789 |
6241 |
Transports sur achats |
1.000 |
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01/09 |
Facture n°26789 |
44566 |
TVA déductible sur autres biens et services |
2.000 |
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01/09 |
Facture n°26789 |
401STER |
Fournisseur Ster |
12.000 |
3ème méthode :
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Date |
Référence |
N° de compte |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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01/09 |
Facture n°26789 |
601 |
Achats de matières premières |
9.000 |
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01/09 |
Facture n°26789 |
60811 |
Frais de transports sur achat de matières premières |
1.000 |
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01/09 |
Facture n°26789 |
44566 |
TVA déductible sur autres biens et services |
2.000 |
|
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01/09 |
Facture n°26789 |
401STER |
Fournisseur Ster |
12.000 |
Les prestations de services
Les prestations de services achetées par l'entreprise sont inscrites dans les comptes 61 - Services extérieurs ou dans les comptes 62 - Autres services extérieurs. Par exception, les redevances pour concessions, brevets, licences et marques sont inscrites en compte 651.
Le PCG propose la décomposition suivante :
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N° de compte |
Intitulé du compte |
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611 |
Sous-traitance |
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612 |
Redevances de crédit-bail |
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613 |
Locations (mobilières et immobilières) |
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614 |
Charges locatives de copropriété |
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615 |
Entretien et réparations |
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616 |
Primes d'assurances |
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617 |
Etudes et recherches |
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618 |
Documentation générale (exemple : abonnements à des revues) |
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621 |
Personnel extérieur à l'entreprise (dont 6211 - Personnel intérimaire) |
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622 |
Rémunérations d'intermédiaires et honoraires (dont 6226 - Honoraires) |
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623 |
Publicité, publications, relations publiques |
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624 |
Transports de biens et transports collectifs du personnel |
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625 |
Déplacements, missions et réceptions (restaurant, hôtel, péage, indemnités kilométriques etc.) |
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626 |
Frais postaux et de télécommunications |
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627 |
Services bancaires et assimilés |
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628 |
Divers (dont 6281 - concours divers - cotisations) |
Pour tout ces comptes, le plan comptable en système développé propose des sous-comptes plus précis à 4 chiffres. La liste des comptes est notamment disponible sur le site www.plancomptable.com.
Les autres charges d'exploitation
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N° de compte |
Intitulé du compte |
Contenu |
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63 |
Impôts, taxes et versements assimilés |
Impôts et taxes dus au titre de l'exercice par l'entreprise sauf la TVA qui n'est pas une charge et l'impôt sur les bénéfices (enregistré en 695). On retrouve notamment les comptes suivants : - 63511 - La contribution économique territoriale (CFE et CVAE, l'ex-taxe professionnelle), - 63512 - La taxe foncière - 6371 - La contribution sociale de solidarité à la charge des sociétés |
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64 |
Charges de personnel |
On retrouve dans ces comptes : - les salaires bruts du personnel (641 - rémunérations du personnel) - les cotisations sociales patronales (645 - charges de sécurité sociale et de prévoyance). |
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65 |
Autres charges de gestion courante |
Ce poste comprend des charges d'exploitation non présentes dans les comptes 60 à 64 comme : - Le compte 651 - Redevances pour concessions, brevets, licences et marques - Le compte 654 - Pertes sur créances irrécouvrables (en cas de facture client impayée) - Le compte 658 - Charges diverses de gestion courante (pour les arrondis issus des déclaration fiscale comme la TVA). |
Cas pratique corrigé
Dans ces 20 situations, indiquer le ou les postes du PCG à débiter et à créditer dans le livre journal.
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N° |
OPERATIONS |
DEBIT |
CREDIT |
||
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N° |
INTITULE |
N° |
INTITULE |
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1 |
Réception facture d'achat de marchandises |
607 |
Achat marchandises |
401 |
Fournisseurs |
|
2 |
Réception facture du loyer du magasin |
6132 |
Locations |
401 |
Fournisseurs |
|
3 |
Réception de la facture d'électricité d'EDF |
6061 |
Energie |
401 |
Fournisseurs |
|
4 |
Réception de la facture pour une insertion publicitaire dans un journal |
6231 |
Annonces |
401 |
Fournisseurs |
|
5 |
Réception de la facture relative aux honoraires de l'expert-comptable |
6226 |
Honoraires |
401 |
Fournisseurs |
|
6 |
Réception de la facture relative à la réparation du véhicule |
6155 |
Entretien |
401 |
Fournisseurs |
|
7 |
Réception de la facture d'achat de fournitures administratives (ramettes de papiers, crayons etc.) |
6064 44566 |
Fournitures administratives |
401 |
Fournisseurs |
|
8 |
Quittance relative à l'assurance du véhicule (non soumis à TVA) |
616 |
Primes d'assurances |
401 |
Fournisseurs |
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9 |
Réception de l'avis d'imposition à la cotisation foncière des entreprises (CFE) |
63511 |
CFE (ex-taxe pro/) |
512 |
Banque (ou 447) |
|
10 |
Réception de la facture relative à l'emploi de personnel intérimaire |
6211 |
Personnel intérimaire |
401 |
Fournisseurs |
|
11 |
Avis de débit de la banque relatif aux frais de tenue de compte |
6278 |
Services bancaires divers |
512 |
Banque (ou 401) |
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12 |
Réception d'une facture pour le transport réalisé lors d'une vente de marchandises |
6242 44566 |
Transports sur ventes |
401 |
Fournisseurs |
|
13 |
Réception d'un avis relatif à une amende fiscale |
6712 |
Amende fiscale |
512 |
Banque (ou 447) |
|
14 |
Facture reçue du franchiseur relative à la redevance pour concession de marques et licences |
6511 |
Redevances |
401 |
Fournisseurs |
|
15 |
Avis de débit de la banque relatif à la location d'un coffre |
6276 |
Location de coffres |
512 |
Banque (ou 401) |
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16 |
Réception d'une facture pour achat de gazole. |
6061 44566 |
Carburant TVA déductible |
401 |
Fournisseurs |
|
17 |
Réception d'une facture pour achat d'une pelle |
6063 44566 |
Petit équipement TVA déductible |
401 |
Fournisseurs |
|
18 |
Réception d'une facture pour frais d'hôtel |
625 44566 |
Déplacements TVA déductible |
401 |
Fournisseurs |
|
19 |
Frais de téléphone et d'internet |
626 44566 |
Frais postaux et de télécommunication |
401 |
Fournisseurs |
|
20 |
Règlement de la cotisation annuelle au syndicat patronal |
6281 |
Concours divers |
401 |
Fournisseurs (ou 467 - Autres comptes débiteurs ou créditeurs) |