Les enregistrements comptables classiques
La maîtrise de la notion de la comptabilité en partie double (débit - crédit) et de la nomenclature du PCG permet ensuite de réaliser des écritures comptables classiques à savoir les factures d'achats, les factures de ventes, les encaissements et les décaissements.
Contenu du livre-journal
Pour être complet, un enregistrement comptable dans le livre-journal doit comprendre les éléments suivants :
- la date de l'opération (date de la facture, du règlement),
- la référence de la pièce justificative à l'appui (une facture par exemple)
- le numéro de compte du plan comptable (et éventuellement son libellé)
- le montant du ou des poste(s) au débit
- le montant du ou des poste(s) au crédit.
Nous rappelons que tous les enregistrements comptables doivent être équilibrés. Le montant total des postes au débit doit être identique au montant total des postes au crédit de l'écriture comptable.
Pour les commerçants et les sociétés commerciales, une comptabilité d'engagement doit être tenue. L'acte d'achat (charge) ou de vente (produit) doit être constaté lors de l'engagement de l'opération (on retient généralement la date de facture). Une créance ou dette est constatée lorsque le règlement n'intervient pas immédiatement.
Dans les opérations de facturation (achat ou vente), il est nécessaire d'enregistrer sur une ligne séparée le montant de la TVA. Nous rappelons que cette taxe est neutre pour l'entreprise et ne doit pas être constatée en charge ou produit. L'entreprise ne fait que reverser la TVA sur les ventes (compte 44571 - TVA collectée) sous déduction de la TVA sur les achats qu'elle a supportée (compte 44566 - TVA déductible sur autres biens et services).
Exemple
Enoncé
L'entreprise Alpha est une société basée en France et spécialisée dans l'achat/revente de téléphones portables et de produits accessoires.
Son PCG comprend les comptes suivants :
6071 - Achats de téléphones portables
6072 - Achats de produits accessoires
7071 - Ventes de téléphones portables
7072 - Ventes de produits accessoires
Les comptes clients et fournisseurs sont individualisés. Ils sont construits en ajoutant au compte racine (401 ou 411) le nom du partenaire commercial. La TVA est constatée dans les comptes classiques (44566 ou 44571).
1ère opération : L'entreprise Alpha achète à une entreprise Bêta des téléphones portables qu'elle a l'intention de revendre pour 10.000 € HT (facture n°27365, TVA à 20%). La facture date du 1er septembre.
2ème opération : Le règlement par virement intervient le 15 septembre.
3ème opération : l'entreprise Alpha revend ces téléphones le 20 septembre (date de la facture) à son client Gamma pour 15.000 € HT (facture n°3225). TVA à 20%.
4ème opération : l'entreprise Alpha constate sur son relevé bancaire, le virement à son profit du client Gamma, le 30 septembre.
Livre journal
1ère opération
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Date |
Référence |
N° de compte |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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01/09 |
Facture n°27365 |
6071 |
Achats de téléphones portables |
10.000 |
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01/09 |
Facture n°27365 |
44566 |
TVA déductible sur autres biens et services |
2.000 |
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01/09 |
Facture n°27365 |
401BETA |
Fournisseur Bêta |
12.000 |
Le montant de la TVA est obtenu par l'opération suivante 10.000 x 20% = 2.000 €
2ème opération
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Date |
Référence |
N° de compte |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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15/09 |
Virement BETA Fact. n°27365 |
401BETA |
Fournisseur Bêta |
12.000 |
|
|
15/09 |
Virement BETA Fact. n°27365 |
512 |
Banque |
12.000 |
3ème opération
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Date |
Référence |
N° de compte |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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20/09 |
Facture n°3225 |
411GAMMA |
Client Gamma |
18.000 |
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20/09 |
Facture n°3225 |
7071 |
Ventes de téléphones portables |
15.000 |
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20/09 |
Facture n°3225 |
44571 |
TVA collectée |
3.000 |
4ème opération
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Date |
Référence |
N° de compte |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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30/09 |
Virement GAMMA Fact. n°3225 |
512 |
Banque |
18.000 |
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30/09 |
Virement GAMMA Fact. n°3225 |
411GAMMA |
Client GAMMA |
18.000 |
Grand livre
A l'issue de ces 4 opérations nous constatons que les comptes 401BETA et 411GAMMA sont soldés. Aucune somme n'est due par le client Gamma et l'entreprise Alpha ne doit plus rien à son fournisseur Bêta.
Compte 401BETA
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Date |
Libellé opération |
Débit |
Crédit |
Solde |
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01/09 |
Facture n°3225 |
12.000 |
- 12.000 |
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15/09 |
Virement BETA Fact. n°27365 |
12.000 |
0 |
Compte 411GAMMA
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Date |
Libellé opération |
Débit |
Crédit |
Solde |
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20/09 |
Facture n°3225 |
18.000 |
- 18.000 |
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30/09 |
Virement GAMMA Fact. n°3225 |
18.000 |
0 |
En outre, dans l'hypothèse où aucune opération d'achat ou vente supplémentaire n'a été réalisée en septembre, le montant de la TVA à décaisser du mois s'élève à 1.000 € (3.000 € de TVA collectée - 2.000 € de TVA déductible). Si l'entreprise est soumise pour la TVA au régime du réel normal, elle devra déclarer et reverser la TVA du mois de septembre auprès de son SIE (service des impôts aux entreprises) entre le 15 et le 24 octobre.