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L'organisation comptable : les documents comptables obligatoires

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Les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises ont des obligations comptables très simplifiées. Les autres entreprises ont des obligations comptables plus strictes. Une comptabilité retraçant l'ensemble des opérations de l'exercice devra être tenue. Des comptes annuels (bilan, résultat et annexes) devront également être produits.


Sommaire


Les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises ont des obligations comptables très simplifiées. Les autres entreprises ont des obligations comptables plus strictes. Une comptabilité retraçant l'ensemble des opérations de l'exercice devra être tenue. Des comptes annuels (bilan, résultat et annexes) devront également être produits.

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L'organisation comptable

Le code du commerce impose aux commerçants différentes obligations comptables :

  • Enregistrer en comptabilité les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise et conserver les pièces justificatives correspondantes.
  • Réaliser un inventaire physique des éléments du patrimoine au moins tous les 12 mois, à la clôture de l'exercice.
  • Etablir des comptes annuels à la clôture de l'exercice (le bilan, le compte de résultat et les annexes). Le code général des impôts impose également aux commerçants de remettre chaque année une liasse fiscale intégrant ces comptes annuels au Trésor public.

Les commerçants doivent choisir un exercice comptable de 12 mois, qui n'est pas obligatoirement l'année civile. Il peut s'agir par exemple d'un exercice du 1er juillet au 30 juin. L'intérêt est de clôturer ses comptes en période de sous-activité pour éviter d'avoir à réaliser un inventaire en pleine saison avec des stocks conséquents.

Nous précisons que les sociétés commerciales de types SARL, EURL, SAS, SASU et SA ont la qualité de commerçant avec les obligations comptables correspondantes.

Le code général des impôts prévoient des obligations simplifiées pour les micro-entreprises (voir le dernier paragraphe à ce sujet).

Pour les non commerçants (professions libérales notamment), les obligations comptables sont essentiellement fiscales. La tenue d'une comptabilité et la production de comptes annuels dans le cadre de la liasse fiscale reste néanmoins nécessaire.

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Les livres obligatoires

Les livres obligatoires comprennent :

Le livre-journal

Il s'agit des enregistrements comptables de l'ensemble des mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise. On parle également d'écritures comptables. Il doit être tenu en partie-double avec une logique débit/crédit (voir la fiche n°3 à ce sujet). Pour chaque écriture, une pièce justificative est nécessaire (une facture par exemple).

Le grand livre

Le grand livre permet de consulter le détail d’un compte (exemple : le compte achat de matières premières), avec la liste des mouvements par dates et montants, ainsi que le solde de ce compte. Dans le cadre d'une comptabilité informatisée, le grand livre est généré automatiquement à partir des écritures du livre-journal.

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Les comptes annuels

Le bilan, le résultat et les annexes

Trois documents sont obligatoires à la clôture de l'exercice : le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Le bilan

Le bilan est une photographie du patrimoine de l’entreprise à un instant donné. Il est composé de 2 colonnes dont le total doit être égal :

  • l’actif : valeurs positives du patrimoine (immobilisations, stocks, comptes en banque etc.),
  • le passif : capitaux propres et dettes de l’entreprise.

Le compte de résultat

Il synthétise l’activité de l’entité au cours de l’exercice comptable. Il permet de calculer le résultat de l’exercice.

Résultat = Produits – Charges.

Lorsque le résultat est positif, on parle de bénéfice. Dans le contraire, il s'agit d'une perte.

Les annexes

Les annexes sont composées d'informations et de tableaux complémentaires permettant de préciser différents postes du bilan et du résultat.

C’est probablement, parmi les documents annuels le moins connu, mais pourtant le plus important en terme quantitatif.

Pour les micro-entreprises au sens du code général des impôts (chiffre d'affaires inférieur à 32.900 € pour les prestataires de services et 82.200 € pour les activités de ventes de biens) les comptes annuels ne sont pas obligatoires.

En outre, l'article 2 de l'ordonnance 2014-86 du 1er février 2014 précise que les micro-entreprises au sens du code de commerce sont dispensées d'établir une annexe aux comptes annuels à compter des exercices clos au 31 décembre 2013.

Sont des micro-entreprises au sens du code de commerce, les entreprises ne dépassant pas au titre du dernier exercice comptable clos, 2 des 3 seuils suivants :

  • Total du bilan : 350.000 €
  • Montant du chiffre d'affaires hors taxes : 700.000 €
  • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice : 10 salariés.

 

Dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce

Le code de commerce oblige les sociétés commerciales (dont les SA, SAS, SASU, SARL et EURL) à déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce de leur siège social dans le délai d’un mois à compter de la date d’assemblée générale annuelle (2 mois en cas de dépôt par voie électronique).

L'article 5 de l'ordonnance du 1er février 2014 précise que les micro-entreprises (sous forme de sociétés commerciales) au sens du code de commerce doivent continuer à déposer leurs comptes annuels au greffe. Elles peuvent néanmoins déclarer que les comptes annuels qu'elles déposent ne seront pas rendus publics. Un prochain décret devra préciser les conditions de mise en oeuvre de cette disposition.

Délai de conservation

D’un point de vue fiscal, les livres, comptes annuels et les pièces justificatives de la comptabilité doivent être conservés pendant 6 ans. Au sens du code du commerce, ce délai est de 10 ans. Il est donc nécessaire de conserver tous ces documents pendant au moins 10 ans.

 

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Les professionnels de la comptabilité

Experts-comptables et commissaires aux comptes

La quasi-totalité des petites entreprises (hors micro-entreprises) ont un expert-comptable. S'il est souvent indispensable, il n'existe aucune obligation légale d'avoir un expert comptable. La comptabilité peut très bien être tenue par le dirigeant ou un salarié de l’entreprise.

En outre, dans certaines sociétés (SA, et SCA), la désignation d'un commissaire aux comptes est obligatoire. Les autres sociétés ne sont concernées par cette obligation que dans les cas où elles dépassent certains seuils de chiffre d’affaires, de bilan et d’effectif. Le commissaire aux comptes a une mission légale de contrôle des comptes de la société. Il certifie ou non que les comptes donnent une bonne image de la situation financière et de la rentabilité de l'entreprise. Il a un mandat de 6 ans et est rémunéré par l'entreprise qu'il contrôle.

Les centres de gestion agréés (CGA)

Ces organismes ont pour mission principale de réaliser pour leurs adhérants des contrôles de cohérence de la régularité des comptes.

L'adhésion à un CGA ou une AGA (association de gestion agréée, pour les professions libérales) peut donner l'impression de faire "doublon" avec le travail de l'expert-comptable. Néanmoins, l'adhésion est nécessaire au niveau fiscal. En effet, sans CGA ou AGA, le bénéfice imposable à l’impôt sur le revenu est majoré de 25%, ce qui augmente ainsi le montant de l'impôt. L’adhésion permet ainsi d’éviter cette majoration.

L’inscription n’a en revanche aucun intérêt fiscal pour les micro-entreprises et les sociétés soumises à l’IS (impôt sur les sociétés). Depuis 2010, la dispense de la majoration de 25 % est également accordée à un non- adhérent à un CGA ou AGA qui fait appel à un professionnel de l’expertise comptable agréé par l’administration.

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Les micro-entreprises

Les micro-entreprises en régime classique et les auto-entrepreneurs ont très peu d'obligations comptables et fiscales. Ces statuts sont réservés aux entreprises dont le chiffre d'affaires (seuils 2014) n'excède pas 82.200 € pour les ventes de biens et 32.900 € pour les prestataires de services.

Le statut auto-entrepreneur est une forme de micro-entreprise qui permet de payer ses cotisations sociales en fonction du chiffre d'affaires réellement effectué et non en fonction du résultat réalisé en N-2.

Au niveau comptable, le livre journal, le grand-livre et les comptes annuels ne sont pas obligatoires. Le minimum légal consiste en la tenue d’un journal des recettes, en partie-simple (pas de notion de débit et crédit), chronologiquement, avec les origines (les factures doivent être conservées). Pour les entreprises de ventes, la tenue d'un livre d’achat est également obligatoire.

Au niveau fiscal, l'exploitant individuel doit seulement indiquer dans sa déclaration de revenus le montant de son chiffre d'affaires de l'exercice.

Compte tenue de ces obligations simplifiées, un expert-comptable et un centre de gestion agréé ne sont pas nécessaires.



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