Tableau de bord : caractéristiques et principes de construction
Un tableau de bord est un document comprenant un ensemble d’indicateurs peu nombreux destinés au pilotage d’une entité. Centré sur les facteurs clés de succès, il permet de suivre la performance de l'entité. Le tableau de bord est un outil d’aide à la décision et à la prévision.
- Sommaire
-
- Caractéristiques des tableaux de bord
- Définition
- Les objectifs du tableau de bord
- La notion de facteurs clés de succès
- Les différents types de tableaux de bord
- La construction des tableaux de bord
- Etapes de construction
- Qualité des indicateurs
- Forme
- Exemple
- Les tableaux de bord et les autres outils de gestion
Caractéristiques des tableaux de bord
Définition
Un tableau de bord est un document comprenant un ensemble d’indicateurs peu nombreux destinés au pilotage d’une entité. Centré sur les facteurs clés de succès, il permet de suivre la performance de l'entité. Le tableau de bord est un outil d’aide à la décision et à la prévision.
Les objectifs du tableau de bord
La mise en place d'un tableau de bord poursuit plusieurs objectifs :
- Modéliser la performance pour améliorer le pilotage des entités décentralisées : le suivi du niveau minimum pour chaque indicateur est censé permettre un pilotage vers la performance.
- Evaluer la performance des unités décentralisées.
- Favoriser la communication interne : les tableaux de bord sont des outils de communication avec leur hiérarchie (pour justifier certaines difficultés), avec d’autres centres de responsabilité pour améliorer les points transversaux (comme la qualité par exemple).
La notion de facteurs clés de succès
Les indicateurs du tableau de bord sont construits sur la base des facteurs clés de succès.
Les facteurs clés de succès (ou pôle de compétence ou core-competence) sont les compétences qui doivent au minimum permettre de réussir sur un marché et au mieux permettre de se bâtir un véritable avantage concurrentiel.
Ils correspondent à une valeur pour la clientèle, suffisamment générale pour être appliquée à différents produits.
Les principaux facteurs clés de succès sont la plupart du temps centrés autour des quatre notion suivantes :
- la quantité
- la qualité
- le respect des délais
- le coût.
Les différents types de tableaux de bord
En principe, il existe autant de tableaux de bord différents que de fonctions ou unités décentralisées distinctes.
On distingue deux grands types de tableaux de bord : le tableau de bord stratégique et les tableaux de bord opérationnels.
|
Tableau de bord stratégique |
Le tableau de bord stratégique est destiné à la direction générale. Son rôle essentiel étant d’établir la stratégie, il regroupe les données essentielles au contrôle de la mise en œuvre de la stratégie décidée. L’horizon de ce tableau de bord est le long terme. Il peut comprendre des indicateurs tels que la part de marché de l'entreprise, le taux de rentabilité, le niveau des investissements etc. |
|
Tableau de bord opérationnel |
Les tableaux de bord opérationnels sont destinés aux responsables des centres de responsabilité. Ils leur communiquent les données indispensables au contrôle à court terme de l'unité dont ils ont la responsabilité. Ils sont établis dans des délais très brefs et avec une périodicité élevée, ce qui permet aux responsables d’exercer rapidement des actions correctives. Selon les unités, ce tableau de bord peut être quotidien, hebdomadaire et au maximum mensuel. Les tableaux de bord constituent ainsi de véritables outils d’autocontrôle des entités décentralisées. |
La construction des tableaux de bord
Etapes de construction
La construction d'un tableau de bord nécessite 4 étapes :
- Définition des missions et objectifs de la division
- Détermination des facteurs clés de succès (compétences distinctives ou performances minimales à réaliser pour être compétitif)
- Mise en place d’indicateurs basé sur ces facteurs clés de succès
- Définition de la responsabilité : les indicateurs doivent être clairement rattachés à une personne.
Qualité des indicateurs
Un indicateur est une information, si possible chiffrée, qui exprime l’évolution d’une variable d’action. Les qualités attendues des indicateurs sont diverses. Un indicateur doit être :
- Clair, simple à comprendre et à analyser
- Physique plutôt que monétaire
- Obtenu à un coût raisonnable
- Fidèle (reflété le sens et l’importance du phénomène observé)
- Non manipulable
- Doit permettre d’agir sur un levier de la performance (lié à un FCS).
Les indicateurs peuvent être donnés sous forme de données brutes (nombre de produits fabriqués), un ratio, un pourcentage.
Forme
Le tableau de bord comprend ainsi :
- Une date, une périodicité
- Le service émetteur et le service destinataire
- Des indicateurs
- Les résultats
- Les objectifs : ils peuvent être fixés à partir d'une démarche de benchmarking (c'est-à-dire en copiant les pratiques des leaders du secteur, le but étant d'arriver au degré de performance atteint par l'entreprise étalon
- Les écarts entre les résultats et les objectifs
Exemple
Tableau de bord du centre X (centre de production
Emis par : le :
|
Type FCS |
Indicateurs |
Chiffres réels |
Objectif |
Ecart |
|
Quantité |
Quantités de produits finis fabriqués |
2 500 |
2 000 |
500 |
|
Coût |
Coût de production unitaire |
20 |
16 |
4 |
|
Qualité |
Nombre de retours de produits finis |
4 |
2 |
2 |
|
Délai |
Nombre de retards sur demande des commerciaux |
5 |
0 |
5 |
Les tableaux de bord et les autres outils de gestion
Les tableaux de bord coexistent avec les autres outils de gestion, ils ne les remplacent pas.
Des données issues de la comptabilité générale ou du contrôle de gestion (comptabilité analytique, les budgets) peuvent alimenter certains indicateurs mais ils ne représentent pas l’essentiel des informations contenues dans les tableaux de bord.
Les tableaux de bord se distinguent des autres outils de gestion par deux spécificités :
- la nature des données : elles sont de nature diverse (monétaire, physique, qualitative) alors qu’elles sont quasi-exclusivement monétaires dans les autres outils (comptabilité analytique, budgets),
- la rapidité de production : les tableaux de bord sont conçus pour permettre une action rapide, ce qui implique des délais de parution réduits de manière à permettre une réactivité optimale.
Le tableau de bord se distingue en outre du reporting qui comprend des indicateurs davantage financiers et comptables, permettant aux échelons supérieurs de vérifier la performance des unités décentralisées.