L'enregistrement comptable en partie double : la notion de débit et crédit
Les entreprises ont l'obligation de tenir un livre journal retraçant l'ensemble de leurs opérations. Ce document doit obligatoirement être tenu en partie double, c'est-à-dire constater pour chaque opération un élément au débit et un élément au crédit.
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La comptabilité en partie double
Réaliser ses comptes "personnels" ou d'une association non déclarée est très différent de la tenue de la comptabilité d'une entreprise.
Dans le premier cas, il s'agit surtout de contrôler le solde du relevé bancaire envoyé par l'établissement de crédit et de le comparer avec "vos comptes" que vous aurez tenu sur un cahier ou sur poste informatique à chaque paiement ou rentrée d'argent que vous avez constaté ou réalisé. Chaque mouvement de trésorerie fait l'objet d'une seule ligne (encaissement ou décaissement). On parle alors de comptabilité simple.
La comptabilité d'une entreprise nécessite en revanche un enregistrement en partie double. Pour chaque opération, on estime qu'il y a un échange. Un élément "entre" dans le patrimoine de l'entreprise en contrepartie d'un élément qui "sort" du patrimoine. On tient compte à la fois des flux monétaires (trésorerie) et des flux physiques (achats et ventes de biens).
La notion de débit et crédit : l'inverse du relevé bancaire !
Pour la comptabilité en partie double, chaque opération fait l'objet d'un enregistrement d'un poste au débit puis d'un autre poste au crédit.
Un enregistrement comptable ne peut être validé que si le montant indiqué au DEBIT est égal au montant indiqué au CREDIT. En d'autres termes, l'écriture doit être équilibrée.
Reste une question essentielle, qu'est-ce qui va au débit et qu'est-ce qui va au crédit ? De manière simplifiée on peut retenir le lien logique suivant :
- DEBIT : poste entrant dans le patrimoine
- CREDIT : poste sortant du patrimoine.
Exemple : le 10 juillet 2014, une entreprise achète du bois (matière première) pour 1.000 € payé immédiatement.
L'élément entrant est la matière première, l'élément sortant est l'argent, d'où l'écriture suivante :
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Date |
Libellé |
Débit |
Crédit |
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10/07 |
Achat de matières premières |
1.000 |
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10/07 |
Banque |
1.000 |
Si pour certains lecteurs, sans connaissance en comptabilité, le sens de l'écriture paraît étrange, c'est tout à fait normal ! La logique est l'inverse de celle du relevé bancaire. Dans ce document envoyé par l'établissement de crédit, les encaissements apparaissent au crédit et les décaissements au débit. En comptabilité, c'est exactement l'inverse. Cette opposition s'explique par le fait que la banque a une vision inversée à la votre, un élément entrant pour un titulaire de compte, sort pour l'établissement de crédit. Dans le relevé bancaire, la banque ne fait que constater sa position à l'égard de vos comptes.
Comptabilité d'engagement et comptabilité de trésorerie
Les opérations d'achats et de ventes intègrent le compte de résultat de l'entreprise. C'est l'ensemble des enregistrements comptables au livre journal qui permet de créer le résultat.
La question de la date d'enregistrement de l'achat (en charge) ou de la vente (en produit) doit ensuite être résolue. Doit-on les enregistrer à la date de la livraison ou à la date du règlement (ou encaissement) ?
Les deux solutions existent en fonction de l'entreprise concernée :
- Les commerçants et sociétés commerciales doivent enregistrer les charges et les produits lors de l'engagement de l'opération (la livraison du bien ou la réalisation de la prestation de service). On retient en principe la date de la facture. Il s'agit d'une comptabilité d'engagement. Lorsque le règlement n'intervient pas immédiatement on constate alors une créance ou une dette. C'est la comptabilité la plus pratiquée. Dans l'ensemble des fiches de cette partie, seul ce type de comptabilité sera traité.
- Les autres entités, comme les professions libérales, doivent enregistrer les charges et les produits lors de l'encaissement ou du décaissement. Il s'agit d'une comptabilité de trésorerie.
Exemple
Une entreprise A achète à une entreprise B des biens qu'elle a l'intention de revendre pour 1.500 € (facture n°123). B a produit lui-même ces biens.
La facture est envoyée le 10 juillet. Le règlement par virement intervient le 31 août.
Dans le livre journal du client A
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Date |
Opération |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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10/07 |
Facture n°123 |
Achat de marchandises |
1.500 |
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10/07 |
Facture n°123 |
Fournisseur B |
1.500 |
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31/08 |
Règlement |
Fournisseur B |
1.500 |
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31/08 |
Règlement |
Banque |
1.500 |
Dans le livre journal du fournisseur B
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Date |
Opération |
Libellé du compte |
Débit |
Crédit |
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10/07 |
Facture n°123 |
Client A |
1.500 |
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10/07 |
Facture n°123 |
Vente de produits finis |
1.500 |
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31/08 |
Encaissement |
Banque |
1.500 |
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31/08 |
Encaissement |
Client A |
1.500 |