L'enregistrement des opérations de trésorerie et le rapprochement bancaire

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L'enregistrement des opérations de trésorerie

Comptes du PCG utilisés

Lors de l'enregistrement des opérations de trésorerie (encaissements ou décaissements), on utilise traditionnellement les comptes suivants :

• 512 - Banque : en cas de règlement par carte bancaire, virements ou chèques bancaires
• 514 - Chèques postaux : lorsque l'entreprise dispose d'un compte à la banque postale
• 530 - Caisse : pour les paiements ou encaissements en espèces.

Lorsque l'entreprise possède différents comptes en banque (parfois même dans des établissements bancaires différents), il est nécessaire de créer des sous-comptes au compte 512 pour chaque compte en banque.

Date d'enregistrement des opérations de trésorerie

Pour obtenir une comptabilité donnant une image la plus fidèle possible pour le ou les dirigeants, il est nécessaire que le solde du compte banque en comptabilité (compte 512) représente le minimum certain à disposition de l'entreprise. Cela revient :

• à enregistrer les décaissements dès qu'ils sont émis (dès la réalisation du chèque, ou de l'émission de l'ordre de virement ou de l'émission du paiement par carte bancaire) sans attendre qu'ils apparaissent sur le relevé bancaire,
• à enregistrer les encaissements à la date où ils apparaissent sur le relevé bancaire.

En cas de préférence pour un enregistrement de toutes les opérations de trésorerie lors de leur apparition sur le relevé bancaire, le risque est que le dirigeant oublie qu'un chèque a été émis il y a peu et effectue des règlements supplémentaires en constatant sur son relevé que le solde était positif. Dans cette situation, lors de l'encaissement du chèque par le fournisseur, l'entreprise peut se retrouver à découvert. Le respect des règles évoquées ci-dessus permettent d'éviter ce type de situation.

Compte d'attente

Les entreprises qui réceptionnent beaucoup de chèques peuvent avoir des difficultés à suivre leur traitement comptable entre la date où elles les reçoivent et la date où ils sont effectivement encaissés (apparition sur le relevé bancaire).

L'utilisation d'un compte d'attente permet un meilleur suivi. On utilise dans ce cas le compte 5112 - chèque à encaisser. Cet usage permet de distinguer les situations où un client n'aurait pas payé ou le chèque aurait été reçu mais égaré.

Exemple :

Le 15 janvier, l'entreprise X envoie une facture de vente de marchandises au client Y pour 10.000 € HT (TVA à 20%).

Le 10 février, l'entreprise X reçoit un chèque de 12.000 € en règlement de cette facture. Il est déposé à la banque le 17 février et apparaît sur le relevé bancaire en date du 18 février.

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Le rapprochement bancaire

Principes

Le rapprochement bancaire consiste à rapprocher le compte 512 banque de la comptabilité avec les opérations indiquées par le relevé bancaire.

Les écarts entre la comptabilité et le relevé bancaire peuvent notamment provenir :

• d'erreurs et omissions dans les enregistrements comptables de l'entreprise (l'erreur peut également provenir de la banque, mais en pratique, c'est plus rare),
• de décalages dans le temps (entre la date d'émission et d'encaissement des chèques par exemple),
• les frais bancaires.

La réalisation du rapprochement bancaire peut être réalisée sous forme de tableau ou de comptes en T.

Lorsque tous les écarts ont été repérés, on doit retrouver par calcul le même solde entre le compte 512 - banque de la comptabilité et le solde du relevé bancaire, mais avec un sens inverse. Un compte 512 débiteur (trésorerie positive) équivaut à un solde créditeur sur le relevé bancaire.

Une fois les écarts repérés, et l'équilibre du rapprochement bancaire obtenu, l'entreprise doit enregistrer en comptabilité les opérations présentes dans le relevé bancaire (et justifiées) et absentes dans le livre-journal.

Exemple - énoncé

Réalisation du pointage

Il faut au préalable s'assurer que l'on démarre bien avec le même solde de banque (en sens inverse). On retrouve un solde identique pour un montant de 5.600 € (au 1er janvier pour le compte 512 et le 2 janvier pour le relevé). Le pointage commence respectivement à partir de ces dates et de ce solde. Il faut également se mettre d'accord sur une date d'arrêt du rapprochement. Par simplicité, on retiendra ici la fin du mois de janvier.

L'étape suivante consiste à pointer les opérations présentes sur le relevé bancaire et dans le compte 512. Elles apparaissent ici en jaune. En rouge, apparaissent les lignes présentes dans le relevé et absentes de la comptabilité, et en vert, les opérations présentent en comptabilité et pas dans le relevé bancaire.

Réalisation du rapprochement bancaire

La 3ème étape consiste à vérifier que l'on retrouve bien l'équilibre des soldes. Nous avons choisi dans cet exercice de retenir une présentation par compte en T.

Il convient tout d'abord d'indiquer dans chacun des comptes le solde obtenu au 31 janvier, soit pour la comptabilité, un solde débiteur (SD) de 538,30 € et pour le relevé bancaire, un solde créditeur (SC) de 1.439,50 €.

On reprend ensuite dans le relevé bancaire, les lignes en rouge absentes de la comptabilité :

• Les frais de tenue de compte du 28/01 constitue une charge qui viendra diminuer donc créditer le compte 512 (un enregistrement en comptabilité sera nécessaire ensuite, voir paragraphe suivant). On indique en conséquence les 4,50 € au crédit du compte en T 512 Banque.
• Le virement BUDVA du 29/01 correspond, après recherche, à un règlement du client BUDVA (on utilise le compte 411BUD) relatif à une facture du mois précédent. Cette somme va venir augmenter donc débiter le compte 512 Banque. On débite ainsi de 476 € le compte en T 512 Banque. A nouveau, il sera nécessaire d'enregistrer cette opération en comptabilité.

On procède de même avec l'extrait du compte 512, en reprenant les lignes vertes absentes du relevé bancaire. Les deux opérations (chèque à l'expert-comptable du 15 janvier et chèque à l'assureur Assurtout du 31 janvier) correspondent à deux chèques émis par l'entreprise mais pas encore encaissés par les fournisseurs. Ces deux chèques apparaîtront à l'avenir au débit du relevé bancaire. On indique en conséquence ces montants au débit du compte en T correspondant.

Enfin, on procède au calcul du solde de chacun des comptes en T comme indiqué ci-dessous.

Les soldes obtenus sont identiques mais de sens inverse, le rapprochement bancaire est donc équilibré. On trouve un solde positif de 1.009,80 € (débiteur en comptabilité et créditeur sur le relevé).

Ecritures liées au rapprochement bancaire

La dernière étape consiste à enregistrer en comptabilité les opérations du relevé bancaire, absentes de la comptabilité (opérations surlignées en rouge).