L'enregistrement des acomptes

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Acompte et plan comptable général

Les avances et acomptes sont versés par les clients aux fournisseurs avant que la marchandise convenue ne soit livrée ou avant que la prestation de services ne soit réalisée. L'opération n'étant pas réalisée il est interdit de constater ce type de versement dans un compte de charge ou produit.

Le plan comptable général propose d'inscrire les versements d'acomptes dans les comptes suivants :

• dans la comptabilité du fournisseurs : compte 4191 - Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes,
• dans la comptabilité du client : compte 4091 - Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes.

Ces comptes sont construits à partir des comptes de tiers classiques (401 et 411) en insérant un 9 en 3ème position. Nous rappelons que le 9 en 3ème position signifie au sens du PCG qu'il s'agit d'un poste mouvementé à l'envers par rapport au fonctionnement normal du compte racine.

Lors de l'enregistrement d'une facture classique par un fournisseur, le compte 411 est débité pour signifier l'entrée d'une créance dans le patrimoine. S'il s'agit d'une facture d'acompte, on utilisera le compte 4191 au crédit. En effet, tant que l'opération n'est pas réalisée (prestation ou livraison effectuée), le fournisseur est redevable de cette somme avancée par le client.

Dans un but de simplification, certaines entreprises continuent d'utiliser les comptes 401 ou 411 pour les factures d'acompte. C'est une pratique tolérée mais qui a l'inconvénient de passer sous silence une information importante dans le logiciel comptable de l'entreprise. Cette pratique limite également les contrôles à partir d'une balance. Les comptes 411 au crédit ne doivent en principe correspondre qu'à des règlements ou des annulations d'opération (ou retour de marchandises).

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Facture d'acompte : avec ou sans TVA ?

La règlementation fiscale  impose la délivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, quel que soit le type de vente concernée (article 289 I -1-c du CGI).

Nous rappelons que la TVA sur les livraisons de biens est exigible lors de cette livraison ou par tolérance, lors de la délivrance de la facture. La TVA sur les ventes de prestations de services est exigible lors de l'encaissement du prix sauf option pour la collecte de la TVA d'après les débits (on retient dans ce dernier cas l'exigibilité à la date de la facture où lors de l'encaissement d'acomptes).

 En conséquence, la présence de TVA sur la facture d’acompte varie en fonction de la nature de la vente :

• Pour les livraisons de biens : la facture d’acompte est présentée sans TVA.
• Pour les prestations de services (TVA à l’encaissement ou option pour les débits) : la facture d'acompte est réalisée en principe avec de la TVA.

Néanmoins, il est précisé pour les prestations de services que le versement d'avances ou d'acomptes entraîne l'exigibilité de la TVA seulement si les services qui sont l'objet de la future prestation sont désignés avec précision (CJCE 21 février 2006, n°419/02). Dans les autres cas, la facture d'acompte relative à une vente de prestations de services ne doit pas contenir de TVA.

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Exemple - Acompte pour une livraison de biens

Enoncé

Le fournisseur SIC, fabriquant de meubles, envoie les factures suivantes à son client CORE, relative à la livraison d'un meuble d'une valeur de 2.000 € HT :

• Le 6 avril : envoie d’une facture d’acompte pour 30% du prix TTC (facture AC25)
• Le 16 mai : envoie de la facture définitive (facture FA98)
• Le 30 juin : règlement du solde

Le client CORE souhaite revendre directement ces biens à sa clientèle professionnelle.

Présentation des factures 

 Exigibilité de la TVA

La TVA sur les livraisons de biens est exigible à la date de livraison ou par tolérance à la date de facture, soit dans l'exemple étudié, le 15 avril. Aucune TVA n'est exigible dans ce cas en mars et mai.

Ecritures au livre journal

Livre journal du fournisseur SIC

Par référence à la 3ème méthode exposée dans la fiche pratique précédente "TVA sur les débits et TVA sur les encaissements", on aurait pu, par exemple, utiliser pour la TVA le compte 4457111 - TVA collectée sur les débits 20%.

Livre-journal du client CORE

Par référence à la 3ème méthode exposée dans la fiche pratique précédente "TVA sur les débits et TVA sur les encaissements", on aurait pu, par exemple, utiliser pour la TVA le compte 4456611 - TVA déductible sur autres biens et services - Débits 20%.

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Exemple - Acompte pour une vente d'une prestation de services

Enoncé

 Le fournisseur SIC réalise une prestation de réparation d’un meuble pour le client MOOR pour 2.000 € HT (TVA : 20%).

• Le 4 juillet : Envoie d’une facture d’acompte (AC26) pour 30% du prix TTC.
• Le 20 août : Envoie de la facture définitive (FA105).
• Le 30 septembre : Constatation du règlement du solde par virement.

Présentation des factures

S'agissant d’une prestation de services, les acomptes donnent lieu à exigibilité que le fournisseur ait opté ou non pour la TVA sur les débits.

Remarque : on considère que les services qui sont l'objet de la future prestation sont désignés avec précision dans la facture d'acompte (en annexe notamment).
Dans le cas contraire, la facture d'acompte ne ferait pas apparaître de TVA. Les factures et les écritures seraient identiques à celles présentées dans le paragraphe "Exemple - Acompte pour une livraison de biens" (seul le compte de charge ou de produit serait modifié).

Exigibilité de la TVA

Ecritures au livre journal

Nous reprenons ici les 3 méthodes d'enregistrement comptable de la TVA sur encaissement exposée dans la fiche pratique "TVA sur les débits et TVA sur les encaissements".

1ère méthode : la solution "manuelle" (avec ou sans option pour les débits)

 Livre journal du fournisseur SIC

La méthode manuelle consiste à traiter le décalage lié à l'exigibilité de la TVA hors comptabilité. Elle est seulement adaptée aux entreprises ayant peu de factures de prestations de services.

En cas d'option pour la TVA sur les débits, aucun "retraitement" au niveau de la déclaration de TVA n'est à réaliser, la TVA est bien exigible en juillet et en août conformément aux montants indiqués dans le compte 44571.

Sans option, la TVA est exigible à l'encaissement. Pour le mois de juillet, aucun "retraitement" n'est à réaliser. En revanche, en août la TVA est enregistrée en 44571 alors qu'elle sera déductible en septembre lors du règlement du solde. Il est nécessaire dans ce cas :

• sur la déclaration du mois d'août : de diminuer le montant de la TVA collectée due de 280 €
• sur la déclaration du mois de septembre : de réintégrer au montant de la TVA collectée due la somme de 280 €.

Cette méthode à l'inconvénient d'inscrire dans un compte d'acompte (4191) une somme hors taxe, ce qui n'est pas comptablement conforme pour un compte de tiers. La technique que nous avons appelé la méthode "théorique" permet d'éviter ce problème.

Livre journal du client MOOR

En cas d'option pour la TVA sur les débits, aucun "retraitement" au niveau de la déclaration de TVA n'est à réaliser.

Sans option :

• sur la déclaration de juillet, aucun "retraitement" n'est à réaliser
• sur la déclaration du mois d'août : il faut diminuer le montant de la TVA déductible de 280 €
• sur la déclaration du mois de septembre : il faut réintégrer 280 € au montant de la TVA déductible.

2ème méthode : la solution "théorique" en cas de TVA sur les encaissements

Nous rappelons que la méthode "théorique" est celle présentée dans les manuels scolaires. Elle peut néanmoins être adaptée à l'usage d'un logiciel de comptabilité. Cette méthode consiste à utiliser un compte de régularisation de TVA entre la date de facture et le règlement.

Livre journal du fournisseur SIC

On constate que la TVA est bien collectée en juillet et septembre, lors dès règlements, à travers le compte 44571.

Le compte de régularisation est soldé. On peut le vérifier en réalisant (ou en consultant sur le logiciel comptable),  l'extrait du compte 445871 au grand livre :

Livre journal du client MOOR

Le compte 445861 est soldé au 30 septembre.

2ème méthode : la solution "théorique" en cas d'option pour la TVA sur les débits

Livre journal du fournisseur SIC

Livre journal du client MOOR

3ème méthode : la solution "logiciel" (avec ou sans option pour les débits)

Cette méthode, proposée par de nombreux logiciels de comptabilité consiste à distinguer des comptes de TVA sur les débits, et des comptes de TVA sur les encaissements.

Exemple :

• 4456611 : TVA déductible sur autres biens et services - Débits 20%
• 4456621 : TVA déductible sur autres biens et services - Encaissements 20%
• 4457111 : TVA collectée sur les débits 20%
• 4457121 : TVA collectée sur les encaissements 20%

Pour la TVA sur les encaissements, le logiciel opère un lien entre les comptes de TVA sur les encaissements, et le compte fournisseur ou client. Au règlement de la facture, les comptes 401 ou 411 seront mouvementés et le logiciel calculera la TVA exigible et l'intégrera dans la déclaration de TVA. En cas d'acompte, il est également nécessaire d'utiliser un compte de régularisation.

Livre journal du fournisseur SIC

Dans la première écriture, un compte de TVA collectée sur les débits (445711) est nécessaire pour que le logiciel comprenne que la TVA est exigible à cette date (le 4 juillet).

Dans la 2ème écriture, l'inscription en compte de TVA sur les encaissements créé un lien avec le compte 411MOOR. Lorsque ce dernier va être crédité, lors de la dernière écriture, le 30/09, le logiciel va recalculer la TVA au taux de 20% (1.680 / 1,20 x 0,2 = 280 €) et l'intégrer dans la déclaration de TVA de septembre.

Livre journal du client MOOR