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La comptabilisation des achats et des prestations de services

Dernière mise à jour :

Le nombre important des achats et frais supportés par l'entreprise occasionne des enregistrements comptables qui tiennent compte de cette diversité. L'enregistrement des achats nécessite ainsi une bonne maîtrise de la classe 6 du plan comptable général (PCG).  


Sommaire


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Les différents types de charges

Le plan comptable général distingue 3 catégories de charges en fonction de leur nature.

Type de charges

Définition

Exemples

Comptes du PCG

Charges d'exploitation

Achats et frais engagés au cours de l'exercice qui se rattachent à l'exploitation  de l'entreprise afin de réaliser son chiffre d’affaires.

Achats de marchandises

Frais de télécommunications

Comptes 60 à 65 et 681

Charges financières

Frais supportés par l’entreprise pour financer son fonctionnement

Intérêts d'emprunt (compte 6611)

Agios relatifs aux découverts bancaires (compte 6616)

Comptes 66 et 686

Charges exceptionnelles

Charges ne correspondant pas à la gestion courante ou financière de l’entreprise

Amendes (6712)

Comptes 67 et 687

 Les amortissements et dépréciations de l'actif, ainsi que les provisions sont comptabilisés en charges dans les comptes 68 - dotations aux amortissements, dépréciations et provisions, en cas de constatation ou d'augmentation de l'amortissement, de la dépréciation ou de la provision.

Les comptes 69 existent également. On y retrouve des postes comptables issus d'un calcul réalisé en fin d'année car ils dépendent du montant du résultat réalisé au cours de l'exercice. Il s'agit notamment :

  • de l'impôt sur les bénéfices (compte 695),
  • de la participation des salariés au résultat de l'exercice (compte 691).

Dans le livre journal, les charges sont enregistrées en principe au débit d'un compte de la classe 6 pour le montant HT.

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Les charges d'exploitation

Les achats

Les achats de biens ne constituant pas des immobilisations sont enregistrés au débit d'un compte 60.

Compte du PCG

Intitulé du poste

Observation

601

Achats stockés - matières premières

Matières utilisées pour la fabrication d'un produit fini. Elles sont consommées au cours du processus de production.

602

Achats stockés - autres approvisionnements

Objets et substances consommés rapidement et qui concourent au traitement ou à la fabrication du produit fini mais sans pour autant entrer dans sa composition.

606

Achats non stockés de matières et fournitures

Achats de biens pour lesquels, on ne tient pas de comptes de stock. Le PCG détail ce poste ainsi :

- 6061 : fournitures non stockables (eau, gaz, électricité, carburant, autres énergies),

- 6063 : fournitures d'entretien et de petit équipement (exemple : produit vaisselle, papier toilette, pelles et râteaux etc.)

- 6064 : fournitures administratives (papier pour l'imprimante, crayons, calculatrice etc.)

607

Achats de marchandises

Achats de biens destinés à la revente sans phase intermédiaire de transformation.

Le PCG distingue dans les comptes 60, les achats stockés et les achats non stockés.

Les achats stockés (comptes 601, 602 et 607) concernent des biens pour les lesquels sont tenus des comptes de stock (comptes de la classe 3 - stocks). Ils nécessitent un inventaire physique (décompte manuel) en fin d'exercice comptable.

Les achats non stockés (comptes 606) concernent des biens pour les lesquels ne sont pas tenus de comptes de stocks :

  • soit parce qu'il s'agit de bien non stockables par nature (électricité, gaz etc.),
  • soit parce que la tenue de comptes de stock n'est pas nécessaire pour ne pas alourdir l'obligation d'inventaire physique car les montants stockés sont très faibles.

Selon les entreprises, un même élément peut être inscrit en achat stocké pour une entreprise et en achat non stocké pour une autre entreprise.

Par exemple, pour la majorité des entreprises, l'achat de carburant pour les véhicules est enregistré en achat non stocké (compte 6061). Pour une société de transport disposant d'une pompe à essence dans ses locaux avec une réserve de carburant, ce dernier sera alors enregistré en achat stocké (compte 60221).

Pour les comptes 6063 et 6064, seuls les biens dont le prix unitaire HT est inférieur à 500 € peuvent être enregistrés dans ces comptes. Dans le contraire, ces biens doivent être immobilisés (comptes de la classe 2).

Nous rappelons en outre, que pour chacun de ces postes, l'entreprise peut créer des sous-comptes personnalisés en fonction de l'activité de l'entreprise (exemple pour un boulanger : 6011 - achat de farine, 6012 - achat de sucre, etc.).

L'enregistrement des frais accessoires

Les frais accessoires sont les prestations liées à l'achat des biens enregistrés en compte 60. On peut citer à titre d'exemple, les frais de transport, les primes d'assurance, les commissions etc.

Ces frais accessoires peuvent être enregistrés selon 3 méthodes :

1ère méthode : intégrer les frais accessoires dans le compte d'achat correspondant (601 s'il s'agit de matières premières, 607 pour des marchandises). Cette méthode simple présente l'inconvénient de ne pas permettre un suivi précis des coûts.

2ème méthode : enregistrer ces frais dans les comptes par nature (comptes 61 ou 62) proposés par le PCG. On utiliserait alors :

  • le compte 6221 pour les commissions et courtages
  • le compte 6241 pour les frais de transports sur achats
  • le compte 616 pour les frais d'assurances.

3ème méthode : utiliser le compte 608 - Frais accessoires incorporés aux achats et le décomposer selon les besoins de gestion de l'entreprise.

Exemple : 6081 - Frais accessoires sur achats de matières premières.

Ce compte pourrait être décomposé ainsi :

  • 60811 : Frais de transports sur achat de matières premières
  • 60812 : Frais d'assurances sur achat de matières premières.

C'est probablement la méthode permettant le meilleur suivi des coûts dans la mesure où l'appartenance à la racine 60 intègre la notion d'achat. Elle permet d'éviter un mélange avec les autres services extérieurs (comptes 61 et 62, voir paragraphe suivant).

Exemple : Facture n°26789 du 1er septembre envoyée par l'entreprise Stewart à la société Ster

Achat 2 tonnes d'acier : 9.000

Frais de port :              1.000

Total HT                      10.000

TVA 20%                       2.000

Total TTC                            12.000

 

L'acier va rentrer dans le processus de production de la société Ster.

1ère méthode :

Date

Référence

N° de compte

Libellé du compte

Débit

Crédit

01/09

Facture n°26789

601

Achats de matières premières

10.000

01/09

Facture n°26789

44566

TVA déductible sur autres biens et services

2.000

01/09

Facture n°26789

401STER

Fournisseur Ster

12.000

2ème méthode :

Date

Référence

N° de compte

Libellé du compte

Débit

Crédit

01/09

Facture n°26789

601

Achats de matières premières

9.000

01/09

Facture n°26789

6241

Transports sur achats

1.000

01/09

Facture n°26789

44566

TVA déductible sur autres biens et services

2.000

01/09

Facture n°26789

401STER

Fournisseur Ster

12.000

3ème méthode :

Date

Référence

N° de compte

Libellé du compte

Débit

Crédit

01/09

Facture n°26789

601

Achats de matières premières

9.000

01/09

Facture n°26789

60811

Frais de transports sur achat de matières premières

1.000

01/09

Facture n°26789

44566

TVA déductible sur autres biens et services

2.000

01/09

Facture n°26789

401STER

Fournisseur Ster

12.000

Les prestations de services

Les prestations de services achetées par l'entreprise sont inscrites dans les comptes 61 - Services extérieurs ou dans les comptes 62 - Autres services extérieurs. Par exception, les redevances pour concessions, brevets, licences et marques sont inscrites en compte 651.

Le PCG propose la décomposition suivante :

N° de compte

Intitulé du compte

611

Sous-traitance

612

Redevances de crédit-bail

613

Locations (mobilières et immobilières)

614

Charges locatives de copropriété

615

Entretien et réparations

616

Primes d'assurances

617

Etudes et recherches

618

Documentation générale (exemple : abonnements à des revues)

621

Personnel extérieur à l'entreprise (dont 6211 - Personnel intérimaire)

622

Rémunérations d'intermédiaires et honoraires (dont 6226 - Honoraires)

623

Publicité, publications, relations publiques

624

Transports de biens et transports collectifs du personnel

625

Déplacements, missions et réceptions (restaurant, hôtel, péage, indemnités kilométriques etc.)

626

Frais postaux et de télécommunications

627

Services bancaires et assimilés

628

Divers (dont 6281 - concours divers - cotisations)

Pour tout ces comptes, le plan comptable en système développé propose des sous-comptes plus précis à 4 chiffres. La liste des comptes est notamment disponible sur le site www.plancomptable.com.

Les autres charges d'exploitation

N° de compte

Intitulé du compte

Contenu

63

Impôts, taxes et versements assimilés

Impôts et taxes dus au titre de l'exercice par l'entreprise sauf la TVA qui n'est pas une charge et l'impôt sur les bénéfices (enregistré en 695).

On retrouve notamment les comptes suivants :

- 63511 - La contribution économique territoriale (CFE et CVAE, l'ex-taxe professionnelle),

- 63512 - La taxe foncière

- 6371 - La contribution sociale de solidarité à la charge des sociétés

64

Charges de personnel

On retrouve dans ces comptes :

- les salaires bruts du personnel (641 - rémunérations du personnel)

- les cotisations sociales patronales (645 - charges de sécurité sociale et de prévoyance).

65

Autres charges de gestion courante

Ce poste comprend des charges d'exploitation non présentes dans les comptes 60 à 64 comme :

- Le compte 651 - Redevances pour concessions, brevets, licences et marques

- Le compte 654 - Pertes sur créances irrécouvrables (en cas de facture client impayée)

- Le compte 658 - Charges diverses de gestion courante (pour les arrondis issus des déclaration fiscale comme la TVA).

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Cas pratique corrigé

Dans ces 20 situations, indiquer le ou les postes du PCG à débiter et à créditer dans le livre journal.

OPERATIONS

DEBIT

CREDIT

INTITULE

INTITULE

1

Réception facture d'achat de marchandises

607
44566

Achat marchandises
TVA déductible

401

Fournisseurs

2

Réception facture du loyer du magasin

6132
44566

Locations
TVA déductible

401

Fournisseurs

3

Réception de la facture d'électricité d'EDF

6061
44566

Energie
TVA

401

Fournisseurs

4

Réception de la facture pour une insertion publicitaire dans un journal

6231
44566

Annonces
TVA déductible

401

Fournisseurs

5

Réception de la facture relative aux honoraires de l'expert-comptable

6226
44566

Honoraires
TVA déductible

401

Fournisseurs

6

Réception de la facture relative à la réparation du véhicule

6155
44566

Entretien
TVA déductible

401

Fournisseurs

7

Réception de la facture d'achat de fournitures administratives (ramettes de papiers, crayons etc.)

6064

44566

Fournitures administratives
TVA déductible

401

Fournisseurs

8

Quittance relative à l'assurance du véhicule (non soumis à TVA)

616

Primes d'assurances

401

Fournisseurs

9

Réception de l'avis d'imposition à la cotisation foncière des entreprises (CFE)

63511

CFE (ex-taxe pro/)

512

Banque (ou 447)

10

Réception de la facture relative à l'emploi de personnel intérimaire

6211
44566

Personnel intérimaire
TVA déductible

401

Fournisseurs

11

Avis de débit de la banque relatif aux frais de tenue de compte

6278

Services bancaires divers

512

Banque (ou 401)

12

Réception d'une facture pour le transport réalisé lors d'une vente de marchandises

6242

44566

Transports sur ventes
TVA déductible

401

Fournisseurs

13

Réception d'un avis relatif à une amende fiscale

6712

Amende fiscale

512

Banque (ou 447)

14

Facture reçue du franchiseur relative à la redevance pour concession de marques et licences

6511
44566

Redevances
TVA déductible

401

Fournisseurs

15

Avis de débit de la banque relatif à la location d'un coffre

6276
44566

Location de coffres
TVA déductible

512

Banque (ou 401)

16

Réception d'une facture pour achat de gazole.

6061

44566

Carburant

TVA déductible

401

Fournisseurs

17

Réception d'une facture pour achat d'une pelle

6063

44566

Petit équipement

TVA déductible

401

Fournisseurs

18

Réception d'une facture pour frais d'hôtel

625

44566

Déplacements

TVA déductible

401

Fournisseurs

19

Frais de téléphone et d'internet

626

44566

Frais postaux et de télécommunication

401

Fournisseurs

20

Règlement de la cotisation annuelle au syndicat patronal

6281

Concours divers

401

Fournisseurs (ou 467 - Autres comptes débiteurs ou créditeurs)

 



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